KARAKTERISTIK, JENIS, DAN MODEL SISTEM INFORMASI

A.    KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI

Sistem informasi merupakan salah satu komponen yang penting dalam sebuah sistem di dalam suatu organisasi. Dengan adanya sistem informasi, maka user dapat mengetahui informasi-informasi apa saja yang dimiliki oleh server host ataupun database, dan dapat menggunakan informasi tersebut sesuai dengan kebutuhannya.

Pengertian sistem informasi sendiri adalah suatu sistem untuk proses informasi secara luas, yang digunakan suatu komputer dan pengaaplikasiannya terhadap teknologi lainnya yang saling terkait. Ada beberapa jenis dan juga tipe dari sistem informasi. Berikut ini adalah beberapa jenis dan juga tipe dari sebuah sistem informasi:

1. Sistem informasi manajemen (baca juga: pengertian sistem informasi manajemen)
2. Sistem Informasi akuntansi (baca juga: pengertian sistem informasi akuntansi)
3. Sistem Informasi geofrafis
4. Sistem Informasi Bisnis
5. Sistem informasi eksekutif
6. Sistem Informasi keuangan
7. Dan masih banyak lagi

Kesemua jenis dari sistem informasi tersebut, memiliki tujuan dan juga fungsi sistem informasi yang berbeda-beda, sesuai dengan bagaimana sistem tersebut dibuat, diimplementasikan dan juga siapa saja user yang menggunakan sistem informasi tesebut. Kemudian fungsi teknologi informasi dan komunikasi yang cukup berpengaruh dalam kehidupan sehari-hari sangatlah berguna seperti berkomuniksasi dengan seseorang yang berjarak jauh dengan gedget yang dimiliki, misalnya melalui komputer dengan chatting ataupun pada smartphone.

Dengan adanya sistem informasi, maka alur dan juga arus data menjadi lebih mudah untuk dilakukan, yang mana hal ini akan membantu mempercepat dan juga mempermudah sistem distribusi data dari host ataupun server menuju usernya, sehingga setiap user dapat memanfaatkan informasi yang tersedia secara efektif.

Karakteristik Sistem Informasi

Suatu sistem bisa dikatakan sebagai sebuah sistem informasi apabila memnuhi karakteristik utama dari sebuah sistem informasi. Karakteristik utama ini menunjukkan bahwa sebuah sistem memang benar-benar sebuah sistem yang dapat memberikan arus informasi dari host menuj usernya. Berikut ini adalah beberapa karakteristik yang dimiliki oleh sistem informasi:

1. Memiliki Komponen

Karakteristik pertama dari sebuah sistem informasi adalah memilki komponen. Komponen ini merupakan bagian dari sebuah sistem interaksi, dimana keseluruhan komponen tersebut saling berinteraksi satu sama lain. Setiap komponen atau yang bisa juga disebut sebagai subsistem di dalam sebuah sistem informasi memiliki sifat untuk menjalankan fungsi-fungsi tertentu di dalam sebuah sistem informasi. Jadi, apabila subsitem atau komponen dari sistem informasi ini tidak dapat bekerja optimal, maka keseluruhan sistem informasi yang diimplementasikan tidak akan dapat berjalan secara optimal.

2. Memiliki Batasan atau Boundary

Karakteristik dari sebuah sistem informasi berikutnya adalah sebuah sistem informasi haruslah memiliki sebuah batasan sistem atau yang dikenal dengan istilah boundary. Batasan ini merupakan pembatas dari sebuah sistem informasi dengan sistem informasi lainnya, yang membuat sistem informasi tersebut menjadi satu buah kesatuan sistem informasi yang utuh, dan menunjukkan ruang lingkup yang dimilki oleh sistem informasi tersebut.

Jadi, dengan adanya boundary ini, seuah sistem informasi tidak akan bekerja saling tumpang tindih satu sama lainnya, dan dapat berfungsi sesuai dengan tugas dan juga perannya amsing-masing.

3. Memiliki Lingkungan Luar dari Sistem atau Environment 

Karakteristik dari sistem informasi berikutnya adalah memilki lingkungan luar dari sebuah siste, atau yang disebut dengan environment. Environment merupakan keseluruhan sistem dan juga lingkungan yang berad di luar batasan atau boundary dari sebuah sistem informasi. Sebuah sistem akan disebut sebagai sistem informasi, apabila sistem tesebut memilki batasan atau boundary, dan juga memiliki lingkungan luar yang berbatasan langsung dengan sistem informasi tersebut.

4. Memiliki Interface 

Interface atau antar muka merupakan karakteristik berikutnya yang harus dimilki oleh sebuah sistem informasi. Ya, suatu sistem akan dianggap sebagai sebuah sistem informasi yang dapat dioperasikan dengan baik dan juga optimal apabila sistem informasi tersebut memilki interface atau antar muka. Interface atau antarmuka ini merupakan media yang digunakan untuk dapat menghubungkan sebuah komponen atau subsistem yang terdapat pada sebuah sistem informasi.

Hal ini mengacu pada karakteristik pertama pada sebuah sistem informasi, dimana sistem informasi memilki beberapa komponen dan juga subsistem yang menjadi dasar terbentuknya suatu keseluruhan sistem. Keseluruhan komponen dan juga subsitem tersebut di hubungkan dengan apa yang disebut denan interface.

Berarti, sudah jelas terlihat, apabila suatu sistem informasi tidak memiliki interface, maka sistem tersebut tidaka akan dapat berjalan dengan optimal.

5. Memiliki Input atau Masukan Sistem 

Karakteristik berikutnya dari sebuah sistem informasi adalah sistem input atau masukan. Input system atau sistem masukan ini meruapakan jenis energy yang digunakan untuk dimasukkan ke dalam suatu sistem. Masukan atau input ini terdiri dari dua jenis, yaitu:

Maintenance input merupakan input yang berhubungan dengan perawatan suatu sistem, dimana merupakan sebuah energy yang dimasukkan ke dalam sistem informasi, agar sistem informasi tersebut bisa berjalan dengan baik dan optimal.

6. Memiliki Output atau Keluaran dari Sebuah Sistem 

Output atau keluaran merupakan karakteristik dari sistem informasi yang berikutnya. Output merupakan keluaran energy atau hasil yang diteruskan oleh input. Hasil atau output ini bisa berupa tampilnya data dan juga informasi yang muncul pada display user, yang berisi informasi. Dengan adanya output ini , maka setiap user yang menggunakan sistem informasi dapat mengakses dan juga memanfaatkan layanan informasi yang ditujukkan kepada dirinya, sehingga membuat sistem informasi dapat bekerja dengan optimal dan bermanfaat.

7. Memiliki Pengolah dan Pemrosesan Sistem 

Karakteristik berikutnya yang harus dimilki oleh sistem informasi adalah sebuah pengolah data atau pemrosesan sistem. Pengolah data atau pemrosesan sistem ini merupakan komponen atau bagian di dalam sebuah sistem informasi yang memilki tugas utama untuk memproses input dari sebuah sistem informasi menadi keluaran atau output dari sebuah sistem informasi.

Singkatnya, processing system ini membantu proses pengolahan data secara keseluruhan yang ada did alam sebuah sistem informasi, lalu mentransmisikan hasil dari pengolahan data tersebut menuju output yang dikeluarkan oleh sistem dan dapat diakses oleh user.

8. Memiliki Sasaran dari Sistem 

Karakteristik terakhir merupakan karakteristik yang mungkin paling penting dari sebuah sistem informasi. Karakteristik tersebut adalah sasaran dari sistem. Ya, sasaran dari sistem merupakan analisis berupa siapa saja yang akan menggunakan sistem informasi ini. Tanpa adanya sasaran dari pembuatan sistem, maka sudah pasti sebuah sistem informasi tidak akan bisa bermanfaat dan juga berguna. Misalnya adalah, sebuah sistem informasi diimplementasikan untuk para auditor dan juga akuntan. Maka jenis dari sistem informasi yang akan diimplementasikan dan juga dikembangkan adalah jenis dari sistem informasi akuntasi, yang berisi data – data keuangan suatu eprusahaan dan juga organisasi.

B.     JENIS SISTEM INFORMASI

1.       Sistem Informasi Manajemen

Jenis sistem informasi pertama adalah sistem informasi manajeman. Sesuai dengan namanya, sistem informasi manajemen merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi yang digunakan pada sasaran kalangan manajerial. Kalangan manjerial merupakan setiap individu yang memiliki posisi di dalam sebuah organisasi dan lingkup pekerjaan yang bertugas untuk melakukan manajemen pada suatu divisi atau bagian di dalam organisasi dan juga perusahaan.

Level manajerial biasanya ditandari dengan jabatan manajer, pimpinan, ataupun ketua pelaksana. Dengan fungsinya sebagai individu yang dapat mengatur dan memanage bawahan dan anak buah, maka sistem informasi manajemen ini sangat penting sekali untuk para level management dalam hal:

a.       Melakukan monitoring terhadap kinerja anak buah

b.      Memberikan penilaian langsung terhadap kinerja anak buah

c.       Menerima laporan dan juga hasil pekerjaan dari anak buah atau bawahan

d.      Melaksanakan fungsi pengawasan dan juga pemindahtugasan bagi bawahan dan juga anak buah

e.       Memberikan masukan kepada dewan direksi terhadap promosi jabatan dari anak buah

f.       Melihat kelebihan dan juga kekurangan yang dimiliki oleh anak buah

g.      Melakukan komunikasi antar level manajerial untuk kepentingna organisasi dan juga perusahaan.

h.      Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen dalam mengatasi suatu permasalahan

i.        Menganalisa suatu masalah dan juga problem yang muncul pada suatu organisasi

j.        Meningkatkan efisiensi manajerial di dalam sebuah organisasi atau perusahaan

k.      Menunjang fungsi operasional dari manajemen dalam melakukan tugasnya di sebuah perusahaan atau organisasi

Dengan adanya sistem informasi manajemen, maka hal ini akan sangat memudahkan para pegawai yang berada pada level manajerial untuk lebih bisa bekerja secara efisien dan tepat waktu, serta mempermudah pengambilan keputusan, serta pengawasan terhadap bawahannya.

2.      Sistem Informasi Eksekutif

Jenis sistem informasi yang kedua adalah sistem informasi eksekutif. Sistem informasi eksekutif berarti merupakan sebuah sistem informasi yang dikembangkan dan juga diimplementasikan untuk memberikan kemudahan arus informasi suatu organisasi atau perusahaan kepada mereka yang berada pada level eksekutif.

Siapa saja yang termasuk di dalam level eksekutif? Adapun, mereka yang termasuk ke dalam level eksekutif dari sebuah perusahaan atau organisasi adalah mereka yang:

a.       Memiliki hak penuh atas organisasi ataupun perusahaan, bisa jadi pemegang tunggal perusahaan dan juga pemegang saham organiasasi atau perusahaan

b.      CEO atau pemimpin tertinggi dari sebuah perusahaan

c.       Dewan Komisaris perusahaan

d.      DIrektur Utama dari sebuah perusahaan atau kantor cabang

e.       Dewan Direksi

f.       Dan elemen eksekutif lainnya yang memilki kewenangan khusus terhadap suatu perusahaan ataupun organisasi.

Biasanya, sistem informasi yang ditujukan kepada level eksekutif dari suatu organisasi atau perusahaan banyak berisi mengenai:

a.       Kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu

b.      Kinerja dari level manajerial, atau jabatan yang langsung berada di bawah level eksekutif

c.       Kondisi kestabilan keuangan dan juga finansial dari sebuah perusahaan ataupun organisasi

d.      Lingkungan kerja dan juga budaya organisasi yang timbul pada perusahaan atau organisasi tersebut

e.       Nilai perusahaan atau organisasi di dalam bursa saham

3.      Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi atau SIA merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi manajemen, yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi dan juga penghitungan dari sebuah perusahaan ataupun organisasi. Seperti kita ketahui, akuntansi merupakan proses yang dilakukan untuk melihat kondisi kesehatan keuangan dan finansial, serta bagaimana suatu sistem keuangan di dalam sebuah perusahaan atau organisasi dapat berjalan.

Dengan adanya sistem informasi akuntasi yang diimplementasikan dengan baik dan juga benar, maka sistem informasi akuntasi ini dapat membantu para akuntan di sebuah perusahaan atau organisasi dalam melakukan:

a.       Proses audit dari kondisi keuangan perusahaan

b.      Menampilkan data-data pembelanjaan, pembelian, dan segala bentuk keuangan yang dilakukan dan dilalui oleh sebuah perusahaan

c.       Membantu mempercepat proses penghitungan akuntansi keuangan

d.      Menentukan keuntungan dan juga kerugian dari sebuah perusahaan

e.       Memperjelas informasi penting mengenai jumlah dana yang harus dihtung dengan melakukan proses akuntansi

f.       Merapihkan catatan keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi

g.      Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan perusahaan, terutama pada level akuntansi keuangan perusahaan

h.      Menyediakan proses transaksi keuangan dan keternagan akuntansi rutin dari sebuah perusahaan

Sistem informasi akuntasi sangat membantu para akuntan, terutama pada periode tutup buku di akhir tahun, karena dengan adanya sistem informasi akuntasi, semua transaksi selama setahun akan tersimpan ke dalam sistem, yang akan memudahkan akuntan dapat melakukan proses akuntansi menjadi lebih cepat, efisien dan juga lebih optimal.

4.      Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan terkadang merupakan salah satu implementasi dari sistem informasi yang berada di bawah naungan manajamen, namun terkadang sistem informasi keuangan juga bisa merupakan sistem informasi yang berdiri sendiri. Ada beberapa perusahaan yang melibatkan pihak manajemen dalam membantu proses pengaturan keuangan perusahaan, dan ada yang tidak. Sehingga hal ini tergantung dari budaya organisasi dari perusahaan tersebut.

Namun demikian, sistem informasi keuangan sendiri merupakan suatu implementasi dari sebuah sistem informasi yang berisi segala data transaksi keuangan dari sebuah perusahaan, yang nantinya bisa terintegrasi pula dengan sistem informasi akuntansi. Mengapa sistem informasi keuangan penting untuk diimplementasikan?

Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa sistem informasi keuangan penting untuk diimplementasikan, dan juga beberapa manfaat dari sistem informasi keuangan:

a.       Sistem informasi keuangan membantu mencatat segala bentuk transaski yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu, misalnya pada periode satu tahun

b.      Sistem informasi keungan dapat diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi, untuk membantu mempermudah para akuntan dalam melakukan penghitungan mengenai neraca keuangan suatu perusahaan

c.       Dengan adanya sistem informasi keuangan, para pegawai yang berada pada bagian keuangan bisa melakukan kroscek mengenai transaksi jual beli yang sudah prnah dilakukan oleh perusahaan tersebut.

d.      Membantu mempermudah pekerjaan auditor dalam menganalisa keuangan suatu perusahaan

e.       Mempercepat proses pencatatan dan juga pemanggilan kembali informasi mengenai transasksi jual beli yang sudah pernah dilakukan

f.       Membantu penghitungan pajak dari suatu perusahaan

g.      Melakukan monitoring terhadap karyawan yang sering melakukan peminjaman

h.      Memonitoring mengenai potongan gaji dan juga pemberian bonus dan tunjangan karyawan

i.        Dapat terintegrasi dengan sistem informasi sumber daya manusia, terutama dalam hal payroll, yang menyangkut pemberian gaji dan juga tunjangan karyawan

Dengan adanya sistem informasi keuangan ini, maka stiap detail transaksi keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi tidaka akan terlewat, sehingga sangat memudahkan setiap bagian perusahaan yang sistem informasinya terintegrasi dengan sistem informasi keuangan untuk melakukan analisis.

5.      Sistem Informasi Manufaktur

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur dan juga produksi, terutama produksi barang, maka sistem informasi manufaktur merupakan salah satu jenis sistem informasi yang wajib dimilki. Sistem informasi manufaktur kebanyakan digunakan dan juga diimplementasikan pada bagian produksi suatu perusahaan, yang bergerak di bidang produksi. Apa saja fungsi dari implementasi sistem informasi manufaktur?

Pada dasarnya, sistem informasi manufaktur memilki banyak sekali fungsi, seperti:

a.       Mencatat total produksi yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan

b.      Mencatat barang-barang produksi yang tidak lolos dari quality control

c.       Mencatat hasil produk yang berhasil dilempar ke pasaran

d.      Mencatat produk yang berhasil diekspor ke mancanegara

e.       Mencatat biaya produksi yang harus dikeluarkan untuk setiap sesi produksi

f.       Melakukan analisa terhadap kebutuhan bahan pokok dan sumber daya manusia di dalam proses produksi

g.      Memberikan informasi mengenai kegiatan proses produksi yang sedang berlangsung

h.      Membantu bagian produksi untuk menganalisa produk-produk apa saja yang harus dikembangkan, dihentikan ataupn diperbanyak produksinya

i.        Membantu analisa kelebihan dan kekurangan dari sebuah produk hasil produksi perusahaan tersebut

j.        Memberikan informasi kepada bagian RnD (Research and Development) dalam membantu mengenmbankan produk – produk baru yang harus diproduksi.

Sistem informasi manufaktur ini dapat terintegrasi dengan sistem informasi keuangan dan juga sistem informasi sumberdaya manusia atau SDM, karena di dalam implem

6.      Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Jenis sistem informasi yang berikutnya adalah sistem informasi sumber daya manusia alias SDM. Sesuai dengan namanya, biasanya sistem informasi ini berhubungan dengan bagian personalia, atau HR dari suatu perusahaan dan juga organisasi. Sistem informasi SDM ini memiliki banyak sekali data dan juga informasi, mengenai:

a.       Data diri dari karyawan yang dimilki oleh perusahaan

b.      Total gaji pokok, tunjangan, bonus dan informasi keuangan lainnya yang dimilki oleh karyawan

c.       Jabatan dan masa kerja dari karyawan

Manfaat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, sistem informasi sumber daya manusia tentu saja memilki banyak sekali manfaat, terutama bagi bagian personalia dan juga HR. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari sistem informasi sumber daya manusia:

a.       Membantu bagian personalia dalam melakukan analisis mengenai gaji pokok dari seorang karyawan

b.      Memberikan informasi mengenai kinerja yang dimiliki oleh setiap karyawan

c.       Membantu bagian personalia dalam menganalisis bonus, potongan gaji, serta pemutasian dan kenaikan jabatan dari karyawan

d.      Melakukan update data dari seluruh karyawan yang dimilkik oleh perusahaan tersebut

e.       Sebagai acuan data dalam melakukan proses rekrutmen karyawan baru.

7.      Sistem Informasi Pemasaran

Jenis sistem informasi berikutnya yang banyak diimplementasikan adalah jenis sistem informasi pemasaran. Jenis sistem informasi ini sangat penting terutama bagi bagian pemasaran suatu perusahaan. Sistem informasi pemasaran akan membantu mencatat dan juga memberkan informasi penting mengenai penjualan yang telah dilakkan oleh sebuah perusahaan. Yang meliputi:

a.       Jumlah produk yang sudah terjual

b.      Produk yang laris dan banyak dipesan

c.       Produk yang jarang diminati oleh pasar

d.      Metode pemasaran yang tepat untuk menjual dan memasarkan suatu produk

e.       Respon pasar terhadap produk yang diluncurkan

Sistem informasi pemasaran ini pada dasarnya dapat membantu usernya untuk:

1. Melakukan analisa terhadap pasar (analisis pasar)
2. Membantu bagian riset dan pengembangan untuk menganalisa produk-produk dari perusahaan tersebut

Itulah beberapa contoh dari jenis sistem informasi yang banyak digunakan saat ini. Di dalam perusahaan, keseluruhan dari jenis sistem informasi tersebut dapat terintegrasi satu sama lain, menjadi satu sistem informasi yang utuh, yaitu sistem informasi perusahaan, dimana setiap alur informasi yang ada akan saling terhubung satu sama lain, sehingga setiap user yang berwenang dapat mempelajari dan melihat informasi yang sudah tersimpan di dalam database atau basis data perusahaan.

C.     MODEL SISTEM INFORMASI

1.      Model Tersentralisasi (Terpusat)

Model ini sudah dikenal semenjak tahun 1960-an dengan mainframe sebagai faktor utama. Mainframe adalah komputer yang berukuran relatif besar yang ditujukan untuk menangani data yang berukuran besar,dengan ribuan terminal untuk mengakses data dengan tanggapan yang sangat cepat dan melibatkan jutaan transaksi. Implementasi dari arsitektur terpusat adalah pemrosesan data yang terpusat (biasa disebut komputasi terpusat). Semua pemrosesan data dilakukan oleh komputer yang ditempatkan didalam suatu lokasi yag ditujukan untuk melayani semua pemakai dalam organisasi. Kebanyakan perusahaan yang tidak mempunyai cabang menggunakan model seperti ini.

2.      Model Desentralisasi (Tersebar/Terdistribusi)

Model  desentralisasi merupakan konsep dari pemrosesan data tersebar (atau
terdistribusi). Sistem pemrosesan data terdistribusi (atau biasa disebut sebagai komputasi tersebar) sebagai sistem yang terdiri atas sejumlah komputer yang tersebar pada berbagai lokasi yang dihubungkan dengan sarana telekomunikasi dengan masing-masing komputer mampu melakukan pemrosesan yang serupa secara mandiri, tetapi bisa saling berinteraksi dalam pertukaran data.

a.       Keuntungan Sistem Pemrosesan Data Desentralisasi (Tersebar/Terdistribusi)

1)      Penghematan biaya

2)      Peningkatan tanggung jawab terhadap pengeluaran biaya

3)      Peningkatan kepuasan pemakai

4)      Kemudahan pencadangan ketika terjadi musibah

b.      Keuntungan Sistem Pemrosesan Data Desentralisasi (Tersebar/Terdistribusi)

1)      Memungkinkan kekacauan kontrol terhadap sistem komputer.

2)      Ketidaksesuaian dlm menyediakan hardware & software.

3)      Standardisasi bisa tak tercapai.

3.      Model Client/Server  (Pada Model ini ada sebagian yang disebut client dan ada yang disebut server.)

a.       Client

1)      Sembarang sistem/proses yang melakukan sesuatu permintaan data layanan ke server.

2)      Mempunyai kemampuan untuk melakukan proses sendiri.

3)      Ketika sebuah client meminta suatu data ke server, server akan segera menanggapinya dengan memberikan data yang diminta ke client yang bersangkutan. Setelah data diterima, client segera melakukan pemrosesan.

b.      Server

1)      Sistem/proses yang menyediakan data/layanan yang diminta oleh client

2)      Secara fisik dapat berupa komputer (mainframe, mini-komputer, workstation, ataupun PC) atau piranti yg lain (misalnya printer)

3)      Namun tidak harus berupa sistem fisik, tetapi juga bisa berupa suatu proses, sebagai contoh adalah yang disebut sebagai database server adalah sebuah proses di dalam komputer untuk menangani permintaan akses  basis data